Créer un flux d’approbation automatique en 5 étapes

Un flux d’approbation envoie une demande à la bonne personne, attend sa réponse, puis déclenche la suite selon qu’elle accepte ou refuse. Il remplace les validations par e-mail qui se perdent : congés, achats, notes de frais, documents à signer. Dans une entreprise, il donne un circuit clair, où plus personne n’a à relancer à la main, et une trace de chaque décision. Voici comment le construire avec Power Automate, en 5 étapes.

Ce qu’un flux d’approbation change dans une entreprise

Prenons une situation type : dans une PME, une demande d’achat passe par un e-mail au manager, parfois transféré au directeur, puis à la comptabilité. Personne ne sait où en est la demande. Le jour d’un contrôle, il faut fouiller des boîtes aux lettres pour retrouver qui a validé quoi.

Avec un flux d’approbation, le demandeur remplit un formulaire. Le manager reçoit une demande avec les boutons Approuver et Rejeter, il répond depuis Outlook ou Teams, et la liste de suivi se met à jour seule. Le demandeur est informé, la comptabilité aussi, et la décision reste enregistrée avec son auteur et son commentaire. Le processus ne dépend plus de la mémoire de chacun. Notre page d’exemples d’applications et d’automatisations montre d’autres circuits de ce type.

Avant de commencer : base de données et licence

• Une base Dataverse. Les approbations sont enregistrées dans Dataverse, la base de données de la Power Platform. Dans l’environnement par défaut, elle se crée automatiquement. Dans un autre environnement, la première personne qui lance un flux d’approbation doit y avoir un rôle d’administrateur, et la mise en place prend quelques minutes.
• Une licence qui donne accès à Power Automate. Le connecteur d’approbations est un connecteur standard : Power Automate, Office 365 ou une licence Dynamics 365 avec Power Automate intégré suffisent.

La page Microsoft de démarrage avec les approbations détaille ces prérequis.

Créer le flux en 5 étapes

Étape 1 : choisir le déclencheur

Le déclencheur est l’événement qui lance le flux. Dans Mes flux, sélectionnez Nouveau flux, puis Flux de cloud automatisé. Trois départs reviennent souvent :

• Un formulaire Microsoft Forms, le plus simple pour des demandes ponctuelles : déclencheur Lorsqu’une nouvelle réponse est envoyée, suivi de l’action Obtenir les détails de la réponse, car le déclencheur ne transmet que l’identifiant de la réponse.
• Une liste SharePoint, si vous voulez un suivi central : déclencheur Lorsqu’un élément est créé. Le guide sur la connexion à SharePoint aide à préparer cette liste.
• Une application Power Apps, si la demande fait partie d’un outil métier plus large.

Prévoyez dans le formulaire ce dont l’approbateur a besoin pour décider : nom du demandeur, type de demande, montant, justification.

Étape 2 : paramétrer l’action d’approbation

Ajoutez l’action Démarrer et attendre une approbation. Le flux envoie la demande, puis se met en pause jusqu’à la réponse. Choisissez ensuite le Type d’approbation :

Remplissez le Titre et le champ Affecté à, avec une ou plusieurs adresses séparées par un point-virgule. Pour adresser la demande au responsable du demandeur, utilisez l’action Obtenir le responsable (V2) d’Office 365 Utilisateurs avant l’approbation. Renommez aussi l’action, par exemple Approbation_achat : les expressions de l’étape 4 seront plus lisibles.

Étape 3 : soigner les détails de la demande

Plus la demande est complète, moins l’approbateur a besoin de revenir vers le demandeur. Le champ Détails accepte la mise en forme Markdown, qui permet de mettre des mots en gras :

**Demandeur :** Marie Durand
**Montant :** 1 250 euros HT
**Motif :** renouvellement de deux postes de travail

En pratique, ces valeurs viennent du contenu dynamique de votre déclencheur. Ajoutez un lien vers l’élément SharePoint ou le document concerné dans le champ prévu pour le lien de l’élément : l’approbateur retrouve tout le contexte en un clic.

L’approbateur reçoit la demande par e-mail, et peut répondre depuis Outlook, depuis Teams ou dans le centre Approbations du portail (Éléments d’action, puis Approbations, onglet Reçu). Il peut ajouter un commentaire avant de confirmer. L’application mobile Power Automate a été retirée le 31/08/2026 : sur un téléphone, on répond désormais depuis Teams ou Outlook.

Étape 4 : agir selon la réponse

Après l’approbation, ajoutez une condition, qui oriente le flux selon le résultat. Dans le premier champ, insérez le résultat par le contenu dynamique, ou par cette expression :

outputs('Approbation_achat')?['body/outcome']

Choisissez est égal à, puis saisissez Approve dans le dernier champ. La documentation du connecteur précise que les réponses valides sont Approve et Reject, et que la casse compte. L’interface française peut afficher « Approuver » : lors de votre premier essai, lisez la valeur exacte dans l’historique d’exécution.

• Si la demande est approuvée : mettez à jour la liste (action Mettre à jour l’élément), confirmez par e-mail au demandeur, créez au besoin une tâche.
• Si elle est refusée : informez le demandeur en incluant le commentaire de l’approbateur, puis mettez à jour le statut.

Pour reprendre le commentaire dans l’e-mail avec un seul approbateur, cette expression lit la première réponse :

first(outputs('Approbation_achat')?['body/responses'])?['comments']

Étape 5 : tester et ajuster

Enregistrez, puis créez une demande d’essai en vous désignant comme approbateur. Testez les deux chemins : une acceptation et un refus. Vérifiez que les e-mails partent vers les bonnes personnes et que la liste se met à jour. L’historique d’exécution montre chaque action réalisée, et la première exécution peut être plus lente si la base Dataverse se crée à ce moment-là. Après quelques jours d’usage réel, demandez aux utilisateurs si le formulaire et les détails leur suffisent.

Éviter les demandes bloquées : délais et relances

Le risque d’un flux d’approbation est simple : l’approbateur ne répond pas. Une exécution dure au plus 30 jours. Passé ce délai, les étapes en attente expirent. Il vaut mieux décider vous-même de ce qui se passe avant cette échéance.

Escalader après un délai

Dans l’onglet Paramètres de l’action d’approbation, le délai d’expiration s’écrit au format ISO 8601 : P7D pour 7 jours, PT12H pour 12 heures. À l’échéance, l’action se termine sans réponse. Ajoutez ensuite une action dont le réglage Exécuter après vise le cas « a expiré » : par exemple, une nouvelle approbation adressée au remplaçant ou au niveau supérieur. Le guide sur la gestion des erreurs explique ce réglage.

Relancer l’approbateur

Pour une relance tous les deux jours, séparez la création de la demande et l’attente :

1. Initialisez une variable booléenne Repondu à false.
2. Ajoutez Créer une approbation, qui envoie la demande sans attendre.
3. Ajoutez une boucle Faire jusqu’à, qui s’arrête quand Repondu vaut true. Allongez son délai maximal : par défaut, il est d’une heure.
4. Dans la boucle, ajoutez Attendre une approbation, avec l’identifiant de l’étape 2 et le délai P2D.
5. Sous cette action, créez deux branches parallèles : Définir une variable pour passer Repondu à true, et l’envoi d’un e-mail de relance, dont le réglage Exécuter après vise uniquement « a expiré ».

Au-delà de 30 jours, ou pour annuler

Si une demande peut durer plus de 30 jours, Microsoft conseille d’utiliser deux flux : l’un envoie la demande, avec Créer une approbation, l’autre traite la réponse. L’action Créer une approbation permet aussi au demandeur d’annuler sa demande depuis Approbations, onglet Envoyé.

Gérer les cas particuliers

• Les absences. Le plus simple est d’affecter la demande à plusieurs personnes, ou à un groupe Microsoft 365, avec le type « Premier à répondre ». Le connecteur propose aussi une option de réaffectation (Enable reassignment), qui permet à l’approbateur de transférer sa demande.
• Les montants élevés. Placez une condition avant l’approbation et adaptez le circuit : une validation sous 1 000 euros, deux au-delà, par exemple avec greater(triggerBody()?['Montant'], 1000). Les seuils sont les vôtres : ce sont ceux de votre délégation de pouvoirs.
• Les urgences. Une case « Urgent » dans le formulaire peut déclencher, en plus de la demande, un message Teams adressé directement à l’approbateur.
• Les personnes extérieures. Elles peuvent approuver en tant qu’invités Microsoft Entra, à condition d’avoir accepté l’invitation. Attention : l’e-mail avec boutons dans Outlook ne fonctionne pas pour un invité, qui doit passer par le portail Power Automate.
• Le fuseau horaire. Les horodatages des approbations sont en UTC. Pour afficher l’heure française dans un message, utilisez convertFromUtc(utcNow(), 'Romance Standard Time', 'dd/MM/yyyy HH:mm').

Suivre et analyser vos approbations

Le centre Approbations garde, dans l’onglet Historique, la trace des demandes. L’historique d’exécution des flux, lui, n’est conservé que 30 jours. Pour un vrai suivi, ou pour un contrôle interne, écrivez chaque décision dans votre propre liste : demandeur, montant, date de la demande, date de la réponse, approbateur, décision, commentaire.

Cette liste suffit à répondre aux questions utiles : combien de temps prend une validation, quelle part des demandes est refusée, où les dossiers s’accumulent. Un taux de refus élevé signale souvent un formulaire ou des critères mal compris. Vous pouvez ensuite afficher ces chiffres dans un tableau de bord Power BI relié à la liste.

Quand confier votre circuit de validation à un prestataire

Un circuit à un ou deux niveaux, sur un formulaire simple, se monte seul sans difficulté, en suivant ces étapes. Il devient raisonnable de confier le travail à un prestataire quand les règles dépendent d’un organigramme ou d’une délégation de pouvoirs qui change souvent, quand le flux engage des dépenses ou touche à des données RH sensibles, ou quand plusieurs services doivent partager le même circuit. Il faut aussi prévoir le départ de la personne qui a créé le flux. Notre page sur l’automatisation avec Power Automate présente ce type de projet.

Questions fréquentes

Peut-on créer des flux d’approbation sans licence payante en plus ?

Oui, dans la plupart des cas, car le connecteur d’approbations est standard : une licence Microsoft 365 qui inclut Power Automate suffit. Le plan gratuit permet aussi de créer des flux avec des connecteurs standard, mais sans les partager. Une licence Power Automate Premium (13,00 € HT par utilisateur et par mois, prix public relevé en octobre 2026) devient nécessaire si le flux utilise un connecteur premium, comme SQL Server. Le guide sur les licences Power Platform détaille ces cas.

Comment gérer les approbations quand plusieurs approbateurs sont en vacances ?

Affectez la demande à un groupe ou à plusieurs personnes en mode « Premier à répondre », pour que le premier disponible réponde. Ajoutez un délai d’expiration et une escalade vers un remplaçant désigné. Évitez d’écrire des noms en dur dans le flux : une liste des remplaçants, que le flux consulte, se met à jour sans le modifier.

Quelle est la différence entre Power Automate et les approbations de SharePoint ?

L’approbation de contenu de SharePoint gère un état simple sur un fichier ou un élément : en attente, approuvé ou rejeté. Power Automate ajoute le circuit : plusieurs niveaux, des conditions, des relances, des actions dans d’autres outils. Les anciens workflows SharePoint 2010 ne sont plus en service, et Power Automate est la voie à suivre pour les remplacer.

Un approbateur peut-il modifier la demande avant de l’approuver ?

Pas avec les types d’approbation classiques : il répond et commente. Pour faire corriger un texte, l’action Démarrer et attendre une approbation de texte permet à l’approbateur de modifier le texte proposé. Sinon, ajoutez une réponse personnalisée « À compléter », qui renvoie la demande à son auteur avec le commentaire.

Comment éviter que le circuit soit contourné ?

Restreignez les droits sur la liste ou la base finale : seul le flux doit pouvoir marquer un élément comme validé, et les utilisateurs ne doivent pas pouvoir modifier ce statut eux-mêmes. Faites ensuite de ce circuit l’unique porte d’entrée, par une consigne claire de la direction. Une règle technique sans règle d’organisation ne tient pas longtemps.