Créer des analyses détaillées avec le drillthrough

Le drillthrough (« extraction » dans l’interface française de Power BI) permet de passer d’une vue d’ensemble à une page de détail, déjà filtrée sur l’élément choisi, par un simple clic droit. Dans une entreprise, il évite les rapports surchargés : l’écran principal reste lisible pour la direction, et le détail n’apparaît que lorsque quelqu’un le demande.

Ce que le drillthrough change pour vos équipes

Imaginez un responsable du service client qui regarde chaque matin un graphique des retards de livraison par client. Un client ressort. Il veut savoir quelles commandes sont en cause, depuis quand, et si ce client a déjà ouvert des réclamations. Sans drillthrough, il faut soit tout entasser sur la même page, soit changer de page et refaire le filtre à la main. Avec le drillthrough, il fait un clic droit sur la barre du client et arrive sur une « Fiche client » qui ne montre que ce client.

Le même principe vaut pour un DAF qui part d’un indicateur clé de marge pour ouvrir le détail d’une activité, ou pour un responsable des achats qui remonte d’un total vers un fournisseur.

Pour l’auteur du rapport, l’intérêt est aussi pratique. Une seule page de détail sert tous les visuels du rapport qui contiennent le même champ : pas besoin de la dupliquer pour chaque cas.

Drillthrough, exploration et info-bulle : trois gestes différents

Ces fonctions sont souvent confondues, alors qu’elles ne répondent pas au même besoin.

L’info-bulle et le drillthrough se complètent bien : le survol donne un aperçu, le clic droit donne l’analyse complète.

Créer une page de drillthrough

La documentation de Microsoft sur l’extraction décrit une procédure courte, à suivre dans Power BI Desktop :

1. En bas de l’écran, sélectionnez + pour créer une page.
2. Faites un clic droit sur l’onglet, choisissez Renommer la page et donnez un nom explicite, par exemple « Détail produit » : il apparaîtra dans le menu proposé aux lecteurs.
3. Dans le volet Visualisations, faites défiler jusqu’à la section consacrée à l’extraction, et repérez la zone Ajouter des champs d’extraction ici.
4. Dans le volet Données, faites glisser le champ qui servira de filtre, par exemple Nom du produit, dans cette zone.
5. Power BI ajoute automatiquement un bouton de retour sur la page. Laissez-le : c’est lui qui ramène le lecteur à son point de départ.
6. Ajoutez les visuels de détail.

Composer la page de détail

La page ne montre qu’un seul élément : tirez-en parti. Pour un produit, les visuels utiles sont souvent :

• l’évolution des ventes dans le temps, en courbe ;
• la répartition géographique des achats ;
• les principaux clients de ce produit ;
• les indicateurs clés associés ;
• un tableau des dernières commandes.

Affichez en haut le nom de l’élément choisi, sinon le lecteur ne sait plus ce qu’il regarde. Une carte contenant le champ suffit, ou une mesure qui gère aussi le cas où plusieurs valeurs seraient sélectionnées :

Titre détail = SELECTEDVALUE(Produits[Nom du produit], "Plusieurs produits")

SELECTEDVALUE renvoie la valeur quand il n’y en a qu’une, et le texte de secours sinon. Selon la langue ou les réglages régionaux, le séparateur des arguments est le point-virgule (;) au lieu de la virgule.

Déclencher l’extraction

Par un clic droit sur un visuel

Le lecteur fait un clic droit sur un point de données, par exemple une barre. Dans le menu, l’entrée Extraire (Drillthrough sur une interface en anglais) propose les pages disponibles. Il en choisit une, la page s’ouvre filtrée, et le bouton de retour le ramène à son point de départ.

La règle à retenir : le champ doit se trouver à la fois dans la zone d’extraction de la page cible et dans le visuel sur lequel on clique. Si le champ n’y est pas, l’entrée n’apparaît pas. C’est aussi le moyen de ne pas proposer l’extraction sur un visuel donné : ne pas y mettre ce champ.

Garder ou non les autres filtres

La question se pose ainsi : le lecteur a filtré sa page sur 2026 et sur la région Sud, puis ouvre le détail d’un produit. Doit-il voir ce produit sur 2026 dans le Sud, ou sur tout l’historique ? L’option Conserver tous les filtres, dans la même section du volet Visualisations, tranche : activée, elle transporte les filtres de la page d’origine, désactivée, elle ne transmet que l’élément choisi.

Ce choix change les chiffres affichés. Il mérite d’être décidé avec les utilisateurs, et rappelé dans le titre de la page. Pour comprendre ce qui se transmet, il faut connaître les filtres de rapport, de page et de visuel.

Par un bouton

Le clic droit n’est pas évident pour tout le monde. Un bouton rend la fonction visible :

1. Dans le ruban Insérer, sélectionnez Boutons, puis un bouton vierge.
2. Dans le volet de format, activez Action et choisissez le type Extraction.
3. Sélectionnez la page de destination.
4. Rédigez une info-bulle qui explique quoi faire, par exemple « Sélectionnez un produit pour voir son détail ».

Le bouton reste à l’état Désactivé tant que le contexte manque, en général tant que le lecteur n’a rien sélectionné. Soignez cet état pour que le lecteur comprenne pourquoi il ne peut pas cliquer. La mise en forme conditionnelle permet d’adapter le texte selon la sélection. Pour une navigation plus large entre des vues, les signets reliés à des boutons prennent le relais.

Plusieurs pages, plusieurs champs, un autre rapport

Plusieurs pages de détail

Un rapport peut avoir autant de pages cibles que nécessaire : « Détail produit », « Détail client », « Détail région ». Power BI ne propose au lecteur que celles dont le champ se trouve dans le visuel cliqué. Un clic droit sur un tableau qui contient des produits et des clients proposera donc les deux.

Une fois publiée, l’ordre des pages dans ce menu peut différer de celui des onglets : Microsoft signale ce comportement du service Power BI. Choisissez des noms qui se comprennent sans dépendre de leur position.

Plusieurs champs sur une même page

Vous pouvez déposer plusieurs champs dans la zone d’extraction, par exemple Catégorie et Produit. La page est alors filtrée sur la combinaison des deux. Le visuel de départ doit contenir ces champs : testez chaque cas, car c’est la première raison pour laquelle l’entrée disparaît du menu.

Masquer la page cible

Une page de détail ouverte sans sélection affiche tous les éléments, ce qui n’a pas de sens. Faites un clic droit sur son onglet et choisissez Masquer la page : elle disparaît de la navigation mais reste accessible par l’extraction.

Vers un autre rapport

L’extraction entre rapports évite de refaire la même page de détail partout. Les conditions sont strictes :

• les deux rapports sont publiés dans le même espace de travail, car la fonction n’est prise en charge que dans le service Power BI ;
• les noms de champs et les types de données correspondent exactement ;
• l’extraction entre rapports est activée dans les paramètres du rapport ;
• la page de détail existe dans le rapport cible, avec son filtre d’extraction.

Actualisez les deux rapports après publication si l’option ne remonte pas tout de suite.

Performances et sécurité : ce qu’il faut savoir

Power BI ne calcule les visuels d’une page que lorsqu’elle s’affiche. Déplacer les matrices détaillées, les calculs lourds ou les visuels R et Python vers une page de détail allège donc le premier chargement, et ceux qui n’ont pas besoin du détail n’attendent pas pour rien. Le gain dépend de chaque rapport : aucun pourcentage général ne tient. Le fichier, lui, ne pèse pas moins lourd, car le modèle de données reste le même.

Côté sécurité, l’extraction ne contourne rien. La sécurité au niveau des lignes s’applique aussi à la page de détail : un commercial limité à sa région n’y verra pas plus que sur le reste du rapport.

Quand l’entrée n’apparaît pas : le dépannage

L’Analyseur de performances, dans l’onglet Affichage, aide à voir ce que chaque visuel interroge quand le comportement reste obscur.

Dans quels cas déléguer la conception de vos pages de détail

Une page de détail sur un rapport d’équipe se construit très bien seul, en une séance. Il vaut mieux confier le sujet à un expert quand plusieurs rapports doivent partager les mêmes fiches, quand les champs ne correspondent pas d’un modèle à l’autre, ou quand des données sensibles imposent de vérifier qui voit quoi à chaque niveau. C’est souvent le signe que le modèle de données et le parcours de lecture de vos tableaux de bord Power BI sont à revoir ensemble.

Questions fréquentes

Peut-on utiliser plusieurs champs de drillthrough sur une même page ?

Oui. Déposez-les dans la zone d’extraction : la page est filtrée sur la combinaison de ces champs. Le visuel de départ doit contenir les champs concernés, sinon la page n’est pas proposée.

Le drillthrough fonctionne-t-il une fois le rapport publié ?

Oui. Les lecteurs accèdent aux pages de détail par clic droit ou par bouton dans le service Power BI, comme dans Power BI Desktop. Dans Desktop, testez un bouton avec Ctrl et un clic. L’ordre des pages dans le menu peut différer entre les deux.

Comment masquer une page de drillthrough dans la navigation ?

Faites un clic droit sur l’onglet de la page, puis Masquer la page. Elle reste accessible par l’extraction. C’est la pratique habituelle, car cette page n’a pas de sens sans un élément sélectionné.

Quelle différence entre drillthrough et drill down ?

Le drill down descend dans une hiérarchie à l’intérieur du même visuel, par exemple de l’année au trimestre puis au mois. Le drillthrough ouvre une autre page, filtrée sur l’élément choisi. Le premier reste sur place, le second change de page.

Peut-on faire un drillthrough vers un rapport différent ?

Oui, à condition que les deux rapports soient dans le même espace de travail, que les noms et types de champs correspondent exactement et que l’option soit activée dans les paramètres du rapport. La fonction n’existe que dans le service Power BI.

Peut-on empêcher le drillthrough depuis un visuel précis ?

Le moyen le plus simple consiste à ne pas mettre le champ d’extraction dans ce visuel, puisque la page n’est proposée que si le champ y figure. Si ce champ est indispensable au visuel, gardez la page accessible et expliquez-la plutôt que de chercher à la bloquer.